Academyנתחיל מהעבודה עצמה
המועמד מילא טופס ועכשיו מחכה. אפשר לחבר בין כמה מערכות, אבל כדאי קודם להבין איפה הבקשה נעצרת ומי אחראי עליה. נשרטט את הדרך כפי שהמועמד וכפי שהמגייס רואים אותה.
מפת תהליך טובה מראה מה רואים ומה קורה מאחורי הקלעים. דגשים חוזרים, כמו הקלדה והעברת הודעה, יכולים להתאים לחיבור. תקלה, פניית בירור או החלטה צריכים איש צוות וערוץ מתאים.
מה מכינים בשיעור? מפת תהליך עם אחריות וספי מעבר.
ATS · מערכת לניהול מועמדויות. היא שומרת בקשות, שלבים ותאריכים, כדי שהצוות יידע מה כבר קרה ומה הצעד הבא.
בחיבור מערכות מגדירים איך יודעים שהפעולה הסתיימה. אירוע שמתקבל בטופס מזוהה לפני שיוצרים בקשה, וכל עדכון ל־ATS משתמש במזהה המדויק ובשלב מוכר. יש הבדל בין מצב שבו לא בוצעה פעולה לבין מצב שבו נוצרה רשומה ולא התקבלה תשובה. במצב השני צריך לבדוק את מערכת היעד לפני ניסיון חוזר. פנייה חיצונית, תקלה או פעולה שלא ברור מי אישר צריכות לקבל מסלול ידני. אפשר לאוטומט תזכורת ושיבוץ כשהכללים ידועים ולהשאיר בחינת התאמה והחלטות גיוס לאנשים. סביבת הדגמה משתמשת בכתובות סינתטיות ובפעולות שמכוונות ליעד בדיקה.
- 1טופס
- 2אימות שדות
- 3רישום ב־ATS
- 4תיאום
- 5בדיקת חריג
איך עושים את זה?
שרטטו כל מעבר לאורך הגיוס: מה מתחיל אותו, מי אחראי, איזה מידע נשלח ואיך יודעים שהשלב הושלם. שימו לב במיוחד לזמנים שבהם הגורם הבא תלוי במידע שאיש לא התבקש לספק.
תעדו איפה עובר מידע ואיפה רק עובר לוח זמנים. בדקו מי אחראי ברגע שבו התהליך ממתין ותאריך לא הוגדר.
בואו נראה דוגמה
טופס יוצר פנייה, מגייס קורא אותה ומעביר למנהלת, ולבסוף נקבע ראיון. חצי מהעיכוב נובע מהמתנה ללא בעלים.
ממפים אירוע, תנאי, מערכת ועדכון. מאשרים אוטומציה ליצירת רשומה, תזכורת ושינוי תפעולי. התאמה, דחייה והחלטות לגבי אנשים נשארות אצל הצוות המוסמך.
מפת פעולות להגשה וראיון
המועמד שולח טופס, המערכת בודקת שדות, המגייס בוחן את הבקשה והמנהלת מקבלת משימת משוב. תזכורת יכולה לצאת רק כשיש בעלים ומועד. השאירו נקודת בקרה לפני הודעה שמשקפת החלטה בנוגע למועמדות.
בעמודה נפרדת כתבו מה המועמד רואה בכל שלב. אם הטופס לא נשלח, חשוב שהמסך יסביר מה חסר. אם הטופס התקבל, אישור צריך לציין את המשרה ואת דרך הפנייה במקרה של בעיה.
סמנו בנפרד את הפעולה של המועמד ואת העבודה הפנימית הנדרשת כדי שתתרחש.
לצפייה ישירה ב־YouTube ↗מה משתנה במקרה אחר?
מתברר שמועד התחלה הוזן כשדה חובה אף שאינו ידוע במועד הגשה. התאימו את הטופס למידע הדרוש בשלב הנוכחי.
אם שדה אינו דרוש לקליטה הראשונית, בדקו באיזה שלב כדאי לבקש אותו. כך אפשר לצמצם חסימה בהגשה בלי לוותר על אפשרות לברר בהמשך.
| מה מתעדים | מה מחפשים |
|---|---|
| נקודת המוצא | התוצאה הצפויה לפני שינוי הנתונים. |
| שינוי אחד | נתון, תנאי או החלטה שהשתנו וההשפעה שלהם על התוצאה. |
| טעות שכדאי לזהות | להפעיל תרחיש על כל הגשה לפני שבודקים הרשאות או מזהה משרה. |
| המשך טיפול | ראיה שעדיין חסרה ומי יכול להשלים אותה. |
שמרו מזהה לכל ריצה, מערכת, שלב, תוצאה ומי מטפל בחריג. אין צורך לשמור בגיליון בדיקות את גוף הפנייה או פרטי אדם. בדקו ביטול בזמן ששינוי אחר ממתין, והוסיפו תרחיש שבו המערכת מקבלת אותו אירוע פעמיים. לפני חיבור אמיתי קוראים את התוצאה כמועמד וכמגייס, ורואים אם המשתמש מקבל מענה שמותאם לתוצאה בפועל.
עכשיו תורך
אפשר להתחיל בצעד קטן. לצייר ארבע תחנות מהשליחה עד לשיבוץ. בכל תחנה לרשום מי פועל ומה רואה המועמד.
אפשר להיעזר בדוגמה שלמעלה או לבחור מקרה בדוי משלך. כדאי להשתמש בפרטים מדומים גם אם הרעיון מגיע מהעבודה שלך.
ציירו מסלול מהגשה לראיון וחלקו את השלבים לפעולות אוטומטיות, פעולות לאישור ופעולות להכרעה אנושית.
- לרשום מה ידוע, ואיזה פרט כדאי לברר לפני שממשיכים.
- לנסות שוב עם השינוי שבדוגמה. מה עשית אחרת, ולמה?
- לשמור את הגרסה שעבדה ולכתוב מי יוכל לבדוק אותה לפני שימוש בעבודה.
מה רציתי לבדוק? מה ניסיתי? מה השתנה ומה גרם לי לשנות? מה עוד כדאי לברר? מה אעשה בפעם הבאה?
לקריאה נוספת
אפשר להמשיך לבוחן כשברור לך מה כדאי לעשות במקרה שבשיעור ומה היה גורם לך לשנות את ההחלטה. המקורות הבאים יכולים לעזור אם נשארה שאלה.
בדיקת הבנה
אפשר לבחור תשובה אחת לכל שאלה. אחרי השליחה יופיע הסבר.